Sesión 2 de 8 · Bandeja Bajo Control. Ayer recuperamos el reloj. Hoy le damos a cada correo un lugar a dónde ir. Sales de esta hora con la estructura creada y la bandeja del día repartida.
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Sin maquillar. Lo que no funcionó es la información más útil que hay en esta sala: si a varios los rompió la misma cosa, eso lo arreglamos hoy.
De las tres causas de saturación, hoy atacamos la primera de la lista: no hay a dónde mover lo que ya se resolvió, así que todo convive con todo en el mismo sitio.
Es la de hoy. Cuatro carpetas y se acabó el problema.
Mañana. Que el correo se ordene solo.
Resuelto ayer. Las dos ventanas ya están puestas.
Abre tu correo y mira la columna de la izquierda. Cuenta las carpetas de verdad, incluidas las que llevan años sin abrirse.
«Créditos», «Auxilios», «Convocatorias», «Proveedores»… El tema no te dice qué hacer con el correo. Y siempre falta una carpeta para el caso raro.
¿Esto me exige algo? ¿Estoy esperando a alguien? ¿Lo voy a necesitar después? Tres preguntas, cuatro destinos, cero dudas.
Exige algo de mí en las próximas horas. Es la única que se revisa en las dos ventanas. Si tiene más de quince correos, algo se está acumulando.
Ya hice lo mío: la pelota está en la cancha de otro. Se revisa una vez al día. Aquí es donde dejan de perderse los pendientes que dependen de terceros.
No pide nada, pero lo voy a necesitar: una circular, un instructivo, un dato de un asociado. No se lee, se consulta.
Cumplió su función. Se guarda por si acaso y no se vuelve a mirar. Si dudas entre Referencia y Archivo, va a Archivo: el buscador lo encuentra igual.
Así se ve tu pantalla ahora mismo
Arriba de todo en la columna izquierda está tu dirección de correo. Ese es el buzón. Clic derecho ahí.
Se abre un menú. La primera opción es Nueva carpeta.
El error más común: hacer clic derecho sobre Bandeja de entrada. Ahí también sale el menú, pero la carpeta queda dentro de la bandeja y no la vas a ver.
La casilla aparece en blanco con el cursor puesto
Aparece una casilla en blanco en la columna. Escribe Hoy — así, con mayúscula inicial — y pulsa Enter.
Repite tres veces más: clic derecho sobre el buzón → Nueva carpeta → Esperando → Enter. Luego Referencia. Luego Archivo.
Quedan en orden alfabético, no en el orden que las creaste. No importa. Nadie las lee de arriba abajo.
Outlook ya trae una carpeta llamada «Archivo». No la uses: es del sistema y tiene otro comportamiento. Llama la tuya ARCHIVAR.
La columna izquierda de Gmail, desplegada
La lista de la izquierda viene recortada. Haz clic en Más para desplegarla completa.
Hasta abajo del todo aparece + Crear etiqueta nueva. Ahí es.
En Gmail no se llaman carpetas, se llaman etiquetas. Para lo de hoy, es lo mismo.
El cuadro que abre Gmail
Se abre un cuadro. Escribe Hoy y pulsa Crear.
Debajo hay una casilla que dice «Anidar etiqueta debajo de». Déjala vacía: queremos las cuatro al mismo nivel.
Repite con Esperando, Referencia y Archivo. Cuatro veces el mismo cuadro.
Con las pantallas que acabas de ver. Toca cada letra en tu celular cuando la tengas lista: gris sin crear, rojo en proceso, verde creada. Así veo quién va y a quién acompaño.
Con 300 correos, moverlos de a uno son dos horas. Con el buscador son tres minutos. Empieza por el remitente que más te escribe.
34 correos que llevaban meses ocupando la bandeja
En el buscador escribe el remitente. En Gmail, from:bienestar. En Outlook basta con bienestar.
Piensa en quién te llena la bandeja: Bienestar, Tesorería, un boletín, una lista de la Universidad.
Con cuatro o cinco búsquedas así se va el grueso. Ninguno de esos correos te exige nada.
De 300 a 47 en cinco búsquedas · tres minutos
Gmail: la casilla ☑ de arriba selecciona los de esta página. Outlook: clic en el primero y Ctrl + E.
En Gmail sale la franja amarilla «Seleccionar las 34 conversaciones». Haz clic ahí o solo mueves 20 de 34.
Mover a → Archivo. Treinta y cuatro correos fuera de la bandeja en diez segundos, sin abrir ninguno.
Si te equivocas, Deshacer aparece abajo unos segundos. Nada de esto es irreversible.
No hay que instalar nada ni salir a otra página. Los dos correos traen su asistente en la misma pantalla: Copilot en Outlook y Gemini en Gmail. El botón está arriba a la derecha.
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Lleva el contexto de para qué son las cuatro carpetas. Sin eso la IA clasifica por tema y no por estado, que es justo lo que no queremos.
Actúa como mi asistente de correo. CONTEXTO Trabajo en la Cooperativa de Profesores de la Universidad Nacional. Acabo de crear cuatro carpetas y necesito repartir mi bandeja entre ellas. No clasifican por tema: clasifican por lo que me exigen. HOY — exige una acción MÍA en las próximas horas ESPERANDO — ya hice lo mío, ahora depende de otra persona REFERENCIA — no pide nada, pero lo voy a necesitar después ARCHIVO — ya cumplió su función: boletines, promociones, confirmaciones
TAREA Revisa los correos de mi Bandeja de entrada que puedas leer ahora. Si no alcanzas todos, trabaja con los más recientes y dime cuántos revisaste. Asigna a cada correo UNA sola carpeta. FORMATO 1. Tabla: Remitente · Asunto · Carpeta. 2. Debajo, la lista de remitentes que van completos a cada carpeta. 3. Cuántos revisaste de cuántos hay. REGLAS Si dudas entre REFERENCIA y ARCHIVO, elige ARCHIVO. Los boletines siempre a ARCHIVO. No muevas nada: tú clasificas, yo apruebo y muevo.
| Remitente | Va a |
|---|---|
| Comité de Crédito | HOY |
| Asociado · M. Ríos | HOY |
| Tesorería | ESPERANDO |
| Rectoría UNAL | REFERENCIA |
| Bienestar | ARCHIVO |
| Remitente | Va a |
|---|---|
| Comité de Crédito | HOY |
| Asociado · M. Ríos | HOY |
| Tesorería | ESPERANDO |
| Rectoría UNAL | REFERENCIA |
| Bienestar | ARCHIVO |
Ninguna IA mueve correos hoy — ni Copilot ni Gemini. Pero la lista de remitentes que te devolvió es exactamente lo que necesita el buscador. Un remitente, una búsqueda, un bloque movido.
Copilot dijo «Bienestar → Archivo». Esto son diez segundos.
Toma el primer remitente de la lista de la IA. Por ejemplo: ARCHIVO — Bienestar.
Búscalo, selecciona todo y Mover a → Archivo. Los 34 salen de un golpe.
Repite con cada remitente de la lista. Seis búsquedas y la bandeja bajó a la mitad, sin abrir un correo.
Lo que queda —HOY y ESPERANDO— son pocos y son los únicos que merecen que los mires uno por uno.
Un paso más y ese remitente no vuelve a entrar a la bandeja nunca. La casilla del final es la que además saca los que ya estaban ahí.
Gmail · Buscar → flecha del buscador → Crear filtro
Outlook · Clic derecho en el correo → Reglas → Crear regla
Primero por lotes con el buscador. Después, con Copilot, Gemini o una captura en ChatGPT para los dudosos. Sin releer y sin responder todavía. Cuando termines, escribe los números en tu celular.
Esto es lo único que hay que hacer para que el sistema no se caiga. Va pegado a las dos ventanas de ayer, no es tiempo nuevo.
Cada correo nuevo sale de la bandeja hacia una de las cuatro. Si se resuelve en menos de dos minutos, se responde ahí mismo y no se guarda en ninguna.
Cerrada la repartición, se responde desde Hoy. La bandeja de entrada ya quedó vacía y no se vuelve a mirar hasta la siguiente ventana.
Treinta segundos. ¿Alguien lleva tres días sin contestarme? Ese es el correo que hay que empujar hoy. Es la carpeta que más plata recupera y la primera que se olvida.
Que ningún correo de mañana termine el día suelto en la bandeja. Todos a una de las cuatro. Mañana abrimos revisándolo.
Ya tienes dónde poner cada correo y ya viste a la IA repartirlos. Mañana hacemos que la mayoría llegue clasificada sin que tú toques nada: tres reglas que capturan más de lo que clasificas a mano en toda una semana.
ICONEialabs · Jorge Hugo Pérez Gaona · www.iconeialabs.com · 315 894 09 80
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Con la consola abierta, cada vez que cambies de lámina el celular de los participantes se mueve al bloque correspondiente, y lo que escriban aparece aquí en segundos.