Hoy no hay modelo nuevo. Hoy tres correos reales, tríos mezclados por área,
y un acuerdo escrito que la sesión 8 convierte en protocolo.
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Código
COOPUNAL7
Apertura · 3 minutos
¿Cuál de estos tres correos te suena?
1
El dato que no existe
Un proveedor pide confirmar el saldo de la cuenta. El saldo no cuadra todavía.
2
La propuesta de pago
Un asociado en mora manda su propuesta y pide respuesta pronta. No la decides tú.
3
El de arriba, para mañana
Piden un consolidado de tres meses. La información está en un hilo de cien mensajes.
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Sus propias cifras · diagnóstico de entrada, 12 respuestas
Dónde se pierde el tiempo de este equipo
11 de 12
no cierran el correo mientras trabajan · la pregunta más baja de las 25
53
de 100 en el marcador de entrada · Bandeja en Orden
58
de 100 en Criterio y Priorización · la dimensión que mueve esta sesión
Y en la sesión 4, alguien de esta sala reportó un solo hilo de
más de cien mensajes. Uno. La respuesta que más se demora no es la difícil de
escribir: es la que depende de una decisión que no es de quien la recibe.
El reto de ayer
¿Montaste tu rutina de captura?
Sin maquillaje. Lo que no funcionó es el mejor insumo que hay en esta sala.
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Repaso compacto · el modelo de la sesión 3
DECIDE, en una lámina
D
Descarta
No requiere nada tuyo. Fuera.
E
Ejecuta
Menos de dos minutos. Ahora.
C
Cita
Necesita conversación, no correo.
I
Instruye
Lo resuelve otro. Di quién y cuándo.
D
Documenta
La respuesta ya existe. Déjala escrita.
E
Espera
Depende de una instancia. Avísalo con fecha.
Caso 1
El que pide un dato que no existe
De: Suministros Andinos S.A.S. Asunto: Confirmación de saldo · cuenta por pagar
Buenos días. Para cerrar nuestro mes necesitamos que confirmen el saldo de la
cuenta a hoy. Adjunto nuestro estado de cuenta. Quedamos atentos hoy mismo.
Lo que el correo no dice: el saldo no cuadra porque hay una nota contable
de ajuste sin aplicar. Confirmar hoy es comprometer por escrito una cifra que va a cambiar.
Taller · 5 minutos · escribe el relator
El trío decide el caso 1
Escribe el relator. Los otros dos anotan solo dónde no se pusieron de acuerdo.
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Puesta en común
Lo que decidió cada trío
Donde tres personas serias deciden distinto frente al mismo correo no hay una equivocada:
hay un acuerdo que la Cooperativa nunca escribió.
Pregunta para la sala: ¿la diferencia fue de criterio, o de información?
Caso 2 · el difícil
Decir que no, o que todavía no
De: asociado en mora Asunto: PROPUESTA DE PAGO.pdf
Adjunto mi propuesta: quiero pagar en veinticuatro cuotas empezando el mes
entrante. Les agradezco una respuesta pronta porque tengo el descuento de nómina en trámite.
La trampa: eso no lo decide quien lo recibe — va a la instancia de
normalización, que se reúne cada quince días. Decir que sí no se puede. Decir que no, tampoco.
No responder es lo que pasa hoy.
Taller · 5 minutos · mismo trío
El trío decide el caso 2
Aquí lo difícil no es la letra: es la frase. La respuesta que sí se puede
mandar hoy, sin prometer lo que no se puede prometer.
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Lo que salió del taller
Tres decisiones que este equipo toma distinto
El correo que depende de un comité
¿Se responde antes, se responde después, o se avisa con fecha?
El asunto que es de dos áreas
¿Quién contesta? ¿Y quién queda en copia?
Lo que se promete por escrito
Un plazo, una cifra, una excepción. ¿Hasta dónde llega tu firma?
Ninguna de las tres está escrita. Las tres se deciden veinte veces por semana.
Ventana · se ve, no se practica · 6 minutos
Perplexity: qué necesito saber antes de contestar
1
Se pregunta como se habla
Una norma, un plazo, un término contable. La pregunta completa, sin abreviar.
2
Responde y cita
Debajo de la respuesta quedan las fuentes. Eso es lo que se puede verificar.
3
Sin datos de la Cooperativa
Nombres, cifras y cuentas se quedan afuera. Siempre.
Se abre en perplexity.ai · no hay que crear cuenta para probarlo
Si la red de la Cooperativa no deja abrirlo o el celular no
tiene datos: no pasa nada — esta ventana se mira, no se practica. Jorge la proyecta y el
paso a paso queda en tu kit para repetirlo desde la casa.
La regla del día
Cuando no sabes, no adivines
Un correo que promete algo que no se puede cumplir cuesta más que un correo que
se demoró un día. Si falta un dato, la respuesta no es inventarlo ni callarse:
es decir qué falta, quién lo tiene y para cuándo.
El entregable de hoy
El acuerdo que tu área necesita
Escrito como regla, no como deseo: «Cuando pase X, en esta Cooperativa se hace Y.»
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El puente a la sesión 8
Qué se lleva el comité de esta hora
Los acuerdos
Uno por área, escritos por quien los va a cumplir.
Las grietas
Donde los tríos no coincidieron. Eso es lo que falta normar.
Las frases
Las respuestas que sí se pueden mandar, tal cual.
Eso es el borrador del protocolo. La sesión 8 lo cierra y lo firma.
Cierre
Tu reto de 24 horas
Uno solo, con un correo real de tu bandeja, y que se pueda verificar mañana.
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Lo que hicimos en esta hora
El recorrido
1
Reconocieron su bandeja
Tres correos que son de todos y de nadie.
2
Probaron DECIDE en trío
Contra dos casos reales, con la frase escrita.
3
Encontraron las grietas
Donde la sala no se pone de acuerdo. Eso es lo que falta normar.
4
Escribieron el acuerdo
Uno por área. Mañana se vuelve protocolo.
Una pregunta · en voz alta, sin escribir
¿Cuál de sus acuerdos se rompería primero un martes a las cuatro de la tarde?
La cita
Sesión 8 · Mi sistema en una hoja
La última del programa. Cierra con tu sistema personal y con el protocolo
colectivo de la Cooperativa, construido con lo que acabas de escribir.
Traigan su acuerdo de hoy y la bandeja abierta · antes de cerrar, Guardar PDF
Con la consola abierta, cada vez que cambies de lámina el celular de los participantes
se mueve al bloque correspondiente, y lo que escriban aparece aquí en segundos.